Dans une entreprise, même l’utilisation du matériel informatique est soumise à des réglementations strictes. Celles-ci touchent en principe les logiciels, les téléphones portables, les photocopieuses, la messagerie, le réseau, etc. Grâce à cet article, découvrez s’il est obligatoire d’élaborer une charte informatique en entreprise.
Sommaire
Le principe de la charte informatique
La charte informatique sert à protéger l’employeur en ce qui concerne l’utilisation des ressources informatiques de l’entreprise par ses employés. Cette convention a le rôle d’informer les salariés quant aux différents outils mis à leur disposition et à leur usage. Elle comprend entre autres les différentes pénalités imposées en cas de non-respect des différentes clauses de la charte.
Sachez que la charte RGPD entreprise peut être utilisée comme un document de référence pour vos salariés. Elle comporte différentes mesures de traitement et de gestion de données. Une convention informatique permet aussi d’établir une limite entre la vie professionnelle et la vie privée. Les outils de l’entreprise ne doivent être utilisés en aucun cas à des fins privées.
Grâce à une charte informatique, l’employeur peut aussi proposer une manière plus rentable d’utiliser les outils informatiques et de renforcer la sécurité informatique.
Les différents éléments à intégrer dans la charte informatique
La charte informatique doit comporter certains éléments, à commencer par l’objectif du document lui-même. En principe, elle est mise en place pour protéger les données de l’entreprise. Par ailleurs, elle doit sensibiliser les employés face à une perte d’informations ou à un vol de matériel dans la société.
La charte RGPD entreprise doit aussi comporter la limite d’usage des outils numériques et du système d’information. De cette façon, vous pouvez déterminer les différentes actions acceptées dans le cadre du travail.
Cette convention informatique fixe entre autres les obligations des salariés en ce qui concerne la consultation des fichiers, la gestion des mots de passe, l’internet, la messagerie, etc. Elle mentionne entre autres l’obligation des employés de verrouiller leurs postes de travail lorsqu’ils ne sont pas sur leur poste de travail. Elle interdit aussi aux salariés de donner leur mot de passe à un tiers, de supprimer des données en rapport avec leur travail. La modification, l’installation et la destruction de logiciels sont aussi passibles de sanction sur la charte informatique si vous n’avez pas eu une autorisation particulière.
La convention informatique informe également les employés sur les différentes mesures de contrôle des données mises en place par l’entreprise. Celle-ci doit toujours respecter la politique de transparence par rapport aux salariés.
Une charte informatique doit aussi mentionner les différentes sanctions appliquées par l’entreprise en cas de manquement à ces réglementations. Cela peut se traduire par un avertissement, une mise à pied, voire un licenciement pour faute grave.
Le champ d’application de la charte informatique
La charte informatique touche de nombreux éléments du système d’information et de communication de l’entreprise tels que les ordinateurs, les périphériques, les routeurs, les serveurs et les photocopieurs. Elle concerne entre autres les logiciels, les clés 3G, les tablettes et les téléphones. Le champ d’application de la convention informatique peut aussi s’étendre à l’utilisation de clé USB. Il est préférable de toujours se référer à la charte informatique pour éviter d’aller à l’encontre des règlements de l’entreprise.
Découvrez aussi comment obtenir un certificat eIDAS.
L’aspect obligatoire de la charte informatique
La mise en place de la charte RGPD entreprise n’est pas obligatoire. Cependant, il est possible de la rendre inéluctable en respectant certaines conditions. Par exemple, si l’employeur reçoit l’accord de ses salariés quant à la signature de la convention, il est possible de leur imposer les différentes sanctions mentionnées dans la charte. Dans le cas contraire, les salariés ne seront pas imposables aux différentes pénalités.
Afin de rendre la charte informatique obligatoire, l’employeur peut aussi l’annexer au contrat de travail. Cela peut entraîner des tensions entre les deux parties, mais il est possible de trouver un terrain d’entente. Vous pouvez par exemple le rattacher au règlement intérieur.
Pour être obligatoire, la charte informatique doit également suivre certaines étapes en ce qui concerne son élaboration. Elle nécessite au préalable l’avis du CSE ou comité social et économique. Par la suite, il faut déposer la convention au greffe du conseil de Prud’hommes. Vous devez également communiquer la charte informatique à l’inspection de travail. Dès lors que toutes ces conditions sont remplies, la charte informatique devient incontournable. Veillez à ce que ce document soit accessible à tous vos salariés.
Les recommandations de la CNIL quant à l’élaboration de la charte informatique
La CNIL ou Commission nationale de l’informatique et des libertés dispose d’une plateforme spécifique pour aider les salariés à élaborer une charte informatique comme il se doit. Par exemple en ce qui concerne la confidentialité des données de l’entreprise, CNIL vous recommande de faire signer une clause de confidentialité à vos salariés. De cette façon, les risques de divulgation ou de perte de données sont limités.
CNIL conseille également de prévoir des systèmes de rappel quant aux bonnes pratiques et aux règles applicables concernant la charte informatique. Vous pouvez par exemple envoyer des e-mails, organiser des réunions de sensibilisation ou utiliser des affiches.
Bref, la charte RGPD entreprise n’est pas obligatoire. Cependant, il est possible de la rendre incontournable en respectant certaines règles. Vous devez également toujours informer vos salariés afin que la convention soit valide et imposable à vos employés. N’hésitez pas à vous renseigner auprès de la CNIL pour élaborer une convention qui répond au mieux à vos attentes. En règle générale, il n’y a pas de charte informatique type. Elle varie d’une entreprise à une autre.
